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姓名: | 张应春 |
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领域: | 人力资源 生产管理 运营管理 企业文化 品质管理 |
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地点: | 广东 广州 |
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在中小企业,大部分的企业已经或正在通过ISO质量管理体系认证,但是从实施上来看,许多企业只是通过认证,让企业的“名片”更加有份量一些而已,至于ISO质量体系的落地执行,会随着文件锁入保险箱而告一段落。
苏州工厂管理培训课程专业机构朗欧企管认为,一份流程文件最重要的是能够落地,才能为企业创造效益。在此背景下,形式上小而简、内容上少而精、精而专的“作业流程卡”应运而生了,今天,苏州工厂管理培训课程专业机构朗欧企管手把手教你如何制作“作业流程卡”。
我们先听一则“给猫挂铃铛的故事”:
很久很久以前,在法国的一个小镇上,住着一户有钱的人家。这户人家家里有很多老鼠,于是主人就买了一只猫来抓老鼠。
不久以后,老鼠果然少了许多,主人非常高兴,猫也很得意地继续认真工作。
有一天,在这栋房子的一个角落里,老鼠们开起了一场热烈的讨论会!
“女士们、先生们,我们今天召开这次讨论会,是为了想出一个办法来对付那只可恶的坏猫。它已经残害了我们许多许多同胞,如果再不想办法对付它,迟早有一天我们的性命都会不保。下面请各位踊跃发言。”老鼠族长说。
老鼠们听了,纷纷举手。老鼠族长让他们一个一个说。首先是老鼠甲站起来认真地说:“我建议,趁那只坏猫在追我们时,把他引到老鼠夹旁边,让老鼠夹把他夹伤。这样,他以后就再也不能对我们下手啦。”
老鼠乙听了很不以为然,就站起来说:“这个办法太危险,万一还没跑到老鼠夹边,就先被他吃了怎么办?所以我认为,趁他睡着时,拿火去烧他,才是最好的办法。”
“不行,这种办法也很危险。我有一个更好的办法,就是趁他睡着时,在他脖子上挂上一个铃铛。这样,以后只要听到铃铛的声音,就赶快逃跑,再也不用怕被他抓了,你们觉得如何?”老鼠丙得意地看着大家。
老鼠们都非常赞同这方法,纷纷起立鼓掌。
“既然大家都同意,那有谁自愿去给那只坏猫挂上铃铛呢?”老鼠族长问。
“看来没人愿意去,这个建议是你提的,我看就由你去好了。”
“我……我不去,你还是找别人吧!”说完,老鼠丙就不再说话了。
结果,讨论到最后都没有老鼠敢去,所以直到现在,那群老鼠仍然被那只猫追得死去活来!
《给猫挂铃铛的故事》大家都听过,这个故事当中的场景跟企业里面的管理问题有相似之处。很多时候企业都在追求制度的完美,简单地认为制定出了制度、方案,就等于解决了问题。事实并非如此。科学合理的制度、方案是执行的前提,如果制度、方案脱离实际,就根本谈不上执行了。正如故事当中“给猫挂铃铛”的这个方案看似完美,但执行起来却困难重重,或者说根本不具备执行性,这样的方案就是无效的。
苏州工厂管理培训课程专业机构朗欧企管发现,我们企业里面真的不缺少流程制度,但是又没有流程制度。这句看似很矛盾的话却是很多企业的真实写照。“不缺制度”是因为很多企业的确制定了很多制度,但是这些制度很多是依据ISO文件抄变而来的;有些企业的文件是由职能部门“闭门造车”写出来的。这样的流程制度脱离实际,得不到多数人认可,形同虚设,最后,企业老板、高管抱怨执行力低也就不足为奇了。
要想提升执行力,就要将执行力量化,量化就意味着必须得有针对性,而且得依照流程制度来进行稽查。所以,企业提升执行力要从流程、方案、制度的顶层设计上考虑其可行性、严谨性。
那么,什么样的流程制度才能确保其是切实可行的呢?
苏州工厂管理培训课程专业机构朗欧企管在给企业做管理咨询辅导的时候,朗欧的老师们前期会做大量的“流程卡”,而不是程序文件。只有一项一项具体的工作才有利于检查,只有检查才能够将执行力进行量化,才能一步一步提升执行率。
“流程卡”就是将企业里各项流程中的关键节点抽取出来,通过控制这些关键节点来保障整体流程的运行。
怎样制定“流程卡”呢?
主要有以下几个要点:
![]() 订单评审流程卡范本
1、流程的重点要素
每份流程卡当中必须有三个要素,分别是标准、制约和责任。标准就是执行标准、操作标准,就是“怎么做”;制约指的是要有监督制约的主体,即谁去检查;责任是指如果没有按标准执行要承担什么样的责任。这三个要素缺一不可。
为什么要有这三个要素呢?其实企业中很多现有的程序文件里面都有标准,标准很好,但是没有制约和责任,就很难被执行。标准,好比是十字路口的红绿灯,制约就是摄像头,而责任就是违章处罚。如果没有摄像头、没有违章处罚的话,可能有很多人会闯红灯。这就是中国式管理的现状。标准是处罚的依据,制约就是检查,责任是最终结果的体现。
2、制定“标准”的标准
每一条标准当中要有明确的责任人、完成时间和明确的任务,苏州工厂管理培训课程专业机构朗欧企管把这个称之为“小三要素”。
苏州工厂管理培训课程专业机构朗欧企管曾在芜湖辅导一家企业经历过这样一件事情:企业下达了一个任务书(朗欧企管的管理咨询项目都会在项目推行过程中下达任务书),规定任务要周六前完成。周六,稽查员便根据这个任务书去检查任务的完成情况,结果被检查人对稽查员说:“今天是星期六没错,可是还没到24点啊!你要是24点来检查任务,我肯定能完成。”从这件事以后,我们要求所有流程文件都要有明确的时间节点。
“品质部负责进行生产部品质异常的及时处理。”诸如此类的标准,是企业的流程文件里面常见的一种标准表达方式,但在流程卡当中我们要求通过非常具体的节点去控制,先把流程卡上的任务一个一个做好之后再去做流程的梳理。按照流程卡的要求,以上标准应当改为:“品质部一线的品检员每天8点~9点到A生产线,跟A线班组长一起巡视,检查品质有无异常。如有异常,须在15分钟以内提出解决方案。”这就是具体的任务。只有这样制定出来的标准,才能够被检查,才能够被考核,否则又将出现扯皮推诿的现象。
3、明确责任
在制定流程卡的时候,每一项任务都要有相对应的责任。但在追究责任的过程当中,处罚的金额不能过大。
苏州工厂管理培训课程专业机构朗欧企管的老师在项目上经常会被质疑,企业方认为这么小的处罚金额(一般都是2元、5元、10元),员工会觉得被处罚了也无所谓。但其实处罚并不是目的,通过一项一项任务地抓执行,通过反反复复地检查,最后改变大家的工作习惯才是目的。
所以,管理动作执行的重点在于检查频次,而不在于单次处罚的金额。高频次就意味着不能高金额,只有低金额才能高频次,才能有时间改好习惯。改习惯,抓执行,不要有“懒汉思想”,任何一个管理者都不要试图通过一种做法、一次重罚就能够提升执行力。要通过反反复复地抓,反反复复地做,量变才能产生质变。当一个假动作被反反复复地做了几千次,假动作都会变成真动作。习惯就是这么养成的,只有这样,执行率才能提高,企业的执行力才会强。
4、组织研讨
在制定流程文件的过程中,切忌“闭门造车”。在企业里,当员工不执行,管理者去追究责任的时候,员工说:“不知道,不清楚。”有些人会认为员工是在敷衍。不排除有这种可能,但苏州工厂管理培训课程专业机构朗欧企管认为更多的是由于企业的管理没有到位。流程文件的初稿制定出来以后,主导文件制定的部门必须得组织执行人员、检查人员以研讨会的方式一起对初稿进行研讨。在研讨的过程中大家可以各抒己见,针对文件的合理性发表意见。其实,这个研讨的过程就是执行人与检查人对流程、制度文件的认同和学习过程。很多企业忽略了这个最重要的环节。
在研讨阶段要充分尊重大家的意见。很多人会担心:“这样制定的流程还能代表组织的利益么?”其实,员工都是这个企业、这个行业中的“专家”,做得到抑或做不到员工心里都很清楚。研讨过后,相关人员要进行会签,签字为据,这样就不会出现究责的时候有“我不知道”的情况了。一旦签字生效,就要保证企业流程制度的权威性,任何人都得遵守并不得随意更改。
5、流程文件试运行
当流程制度会签后,通常要对文件进行1-3个月的试运行。每一份流程文件不可能一次就写到完美,都是在不断执行的过程中逐步完善的,可以将文件命名为“A0版”“A1版”“A2版”等。
试运行可以为流程纠错和及时修订留出一定的余地,特别是一些事关员工经济利益的流程规定。但是试运行要有一个确定的时间段,如一个月或三个月,一般都设定在三个月以内。企业要树立制度流程的权威,首先就一定不能朝令夕改,这样才能避免流程制度本身的随意性。
6、流程文件的正式推行
完成上述步骤以后,也就意味着一份切实可行的流程文件可以被正式推行了。在推行的过程中,一定要强调公司流程的权威性,上至总经理,下至一线员工,都必须依照文件中的要求执行。不能有一次特例,因为有了一次特例以后就会有第二次、第三次……
在流程的执行层面没有惊天动地的大动作,只有一次一次实实在在的执行。一次执行不到位就相当于大堤上的蚁穴,就会影响公司整体流程的权威性,最终又会回到老板靠身份、靠人盯人来管理企业的粗放式管理上面来了。
7、不断修订
中小企业每天都在变化,所以流程文件也要根据公司的具体情况而不断地进行修订,这样才能保证流程文件适合企业当下的状态。
流程文件不在于大而全,而在于能否有效执行,能否对员工的操作动作起到规范作用,朗欧作业流程卡就是将程序文件当中具体的操作动作列出来,卡住的是一个一个具体的动作,同时解决怎么做?怎么检查?怎么奖罚?这三个问题。有明确的责任人、检查人、执行时间,这样才能保障流程的有效执行。关注朗欧企管微信公众号,回复关键词“流程卡”获取本文流程卡范本。
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